Wat kantoren als eerste willen weten
Kort en zonder omwegen. Staat je vraag er niet bij, mail dan gerust.
Wat is MatterDesk?
MatterDesk is dossier- en documentbeheer voor Nederlandse advocatenkantoren, gebouwd als add-in in Microsoft 365. Je bergt e-mail op in een dossier vanuit Outlook, registreert uren vanuit het document waaraan je werkt, en zoekt met AI over dossiers heen. Er komt geen tweede systeem naast Outlook, Word en SharePoint bij.
Waar staan de dossiers van een kantoor?
In de eigen Microsoft 365-tenant van het kantoor, in SharePoint Embedded. MatterDesk bewaart geen dossierdata, houdt geen eigen index en maakt geen kopie. Zegt het kantoor het abonnement op, dan blijven de dossiers gewoon staan waar ze staan — in de eigen omgeving.
Is er sprake van lock-in?
Nee. De documenten en e-mail staan al in de eigen tenant van het kantoor, dus die hoeven nergens vandaan te komen. Daarnaast is er een export naar een platte mapstructuur met documenten, e-mail en urenregels, die leesbaar is zonder MatterDesk.
Hoe zit het met het beroepsgeheim en ethische muren?
Elke zoekvraag draait in de rechten van de ingelogde gebruiker, en die rechten worden per vraag live gecontroleerd in plaats van vertrouwd op een eerder opgebouwde index. Iemand ziet dus nooit meer dan hij zelf in Microsoft 365 mag zien. Toegang tot een dossier wordt per dossier geregeld, zodat een ethische muur ook echt een muur is.
Wat kost MatterDesk?
€ 50 per kantoor per maand plus € 45 per gebruiker per maand, exclusief btw, maandelijks opzegbaar. Een kantoor met vijf gebruikers betaalt € 275 per maand. Opslag bij Microsoft betaalt het kantoor rechtstreeks aan Microsoft; daar verdient MatterDesk niets aan.
Draait de AI op onze eigen data?
Er zijn twee smaken. Bij Managed loopt de AI via een externe provider binnen de EU onder een verwerkersovereenkomst met zero-retention, en wordt er per vraag alleen een begrensd fragment doorgestuurd — nooit een heel dossier, en er wordt niets bewaard. Bij Eigen Foundry draaien index en taalmodel in het eigen Azure-abonnement van het kantoor. In beide gevallen traint er niemand op de data van het kantoor.
Werkt het op Mac?
Ja. MatterDesk is een web-based Office-add-in en werkt in Outlook en Word op Windows, macOS en in de browser.
Wie is de contractspartij?
MatterDesk is een handelsnaam van WestAI B.V. De algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst worden met WestAI B.V. gesloten.
Wat is er nodig om te starten?
Een Microsoft 365-tenant met SharePoint, een beheerder die eenmalig toestemming geeft, en een Azure-abonnement van het kantoor voor de opslagkosten die rechtstreeks aan Microsoft betaald worden. Het aanmelden gebeurt online; daarna is er geen beheerdersrol van MatterDesk meer nodig in de omgeving van het kantoor.
Kan MatterDesk bij onze dossiers?
Nee. MatterDesk heeft geen staande toegang tot de omgeving van het kantoor. Support werkt alleen tijdelijk en met toestemming, en wordt vastgelegd in een audit log.